SISTEM MANAJEMEN DAN SISTEM ORGANISASI

SISTEM MANAJEMEN DAN SISTEM ORGANISASI

Secara sederhana organisasi dapat diberi pengertian sebagai suatu system yang saling berpengaruh antar orang dalam kelompok yang bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama. Lengkapnya dapat dinyatakan sebagai suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut pola tertentu, sehingga setiap anggotanya memiliki fungsi dan tugas masing-masing, utamanya lagi kesatuan tersebut mampunyai batas-batas yang jelas sehingga dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya.

Terdapat dua pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

a. Pendekatan yang menekankan pada prosedurProsedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yangmenerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. Disini, sistem dianggap sebagai suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untukmelakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (FitzGerald,dalam Jogiyanto, 2005) 

b. Pendekatan yang menekankan pada elemen dan atau komponen sistem. Sistem dianggap sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi satudengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Cushing, Davis,Murdick, Fuller, Ross, etc). McLeod (2004: 9) juga menyebutkan bahwa sistemadalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang samauntuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan ini sifatnya lebih luas dan lebih banyakditerima oleh berbagai kalangan.

Secara umum tujuan dari pengembangan aplikasi administrasi dan manajemen keorganisasian ini adalah sebagai berikut:

1. Terciptanya sebuah perangkat lunak yang dapat mengolah data – data yang diperlukan dalam pengelolaan organisasi
2. Membantu pengelolaan data keanggotaan
3. Membantu pengelolaan data kegiatan
4. Membantu pengelolaan data inventaris yang dimiliki oleh organisasi
5. Membantu pengelolaan data persuratan baik surat masuk beserta disposisi nya dan surat keluar
6. Membantu pengelolaan arsip dokumen fisik yang berkaitan dengan organisasi, anggota maupun kegiatan. Dengan diterapkannya proses pengelolaan arsip secara digital, maka dapat membantu pengelolaan arsip menjadi lebih aman dan mudah bila sewaktu-waktu diperlukan
7. Membantu dalam pembuatan berbagai laporan pengolahan data, keuangan secara cepat dan akurat
8. Membantu dalam pengolahan data persuratan baik arus surat masuk maupun surat keluar
9. Membantu meningkatkan kualitas , efisiensi, dan efektifitas kinerja manajemen organisasi melalui penerapan sistem baru berbasis komputer
10. Membantu meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam hal penguasaan teknologi informasi